Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Grundsätzlich dürfen bis Ende 2026 noch sonstige Rechnungen verwendet werden. Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im jeweiligen Vorjahr dürfen dies noch bis Ende 2027. Ab 2028 greift die Ausstellungspflicht für die regulär erfassten inländischen B2B-Umsätze vollständig.
Stand 30.08.2026 · Deutschland · Quelle: BMF
Die Fristen von 2025 bis 2028
Empfangspflicht. Bei einem inländischen Umsatz zwischen Unternehmen muss der Empfänger eine E-Rechnung annehmen können. Laut Bundesfinanzministerium genügt dafür grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach; die Beteiligten können andere Übermittlungswege vereinbaren.
Erste Ausstellungsstufe. Die allgemeine Übergangsregel endet. Hat der Rechnungsaussteller im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, muss er für erfasste B2B-Umsätze eine E-Rechnung ausstellen.
Regelfall für alle Größen. Auch Aussteller bis zur 800.000-Euro-Grenze können sich nicht mehr auf die umsatzbezogene Übergangsregel berufen. Die Sonderfrist für nicht konformes EDI endet ebenfalls.
In den Jahren 2025 und 2026 kann der Rechnungsaussteller für einen erfassten Umsatz weiterhin eine Papierrechnung oder – mit Zustimmung des Empfängers – eine andere elektronische Rechnung verwenden. Für 2027 bleibt diese Möglichkeit bestehen, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Kalenderjahr 2026 höchstens 800.000 Euro beträgt. Entscheidend ist damit der Umsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr, nicht der Rechnungsbetrag und nicht die Größe des Kunden.
Was ist eine E-Rechnung im steuerlichen Sinn?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein gewöhnliches PDF erfüllt diese Definition nicht, weil seine Inhalte nicht nach dem geforderten strukturierten Datenmodell vorliegen. Das gilt auch dann, wenn das PDF per E-Mail verschickt wird.
Nach den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums erfüllen insbesondere die folgenden in Deutschland gebräuchlichen Formate die Anforderungen:
- XRechnung setzt EN 16931 als reine XML-Datei um. Die Syntax kann UBL oder UN/CEFACT CII sein. Weil es kein festes Rechnungsbild gibt, braucht der Mensch einen Viewer für eine gut lesbare Darstellung.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 kombiniert eine PDF/A-3-Darstellung mit eingebetteten strukturierten CII-Daten. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil sie nicht alle erforderlichen Rechnungsdaten enthalten.
- Andere EN-16931-konforme Formate sind möglich. Auch ein zwischen den Parteien vereinbartes Format kann genügen, wenn die erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes Format extrahiert werden können.
Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD sind die strukturierten Daten der maßgebliche Rechnungsteil. Widersprechen XML und sichtbares PDF einander, kann man sich bei der automatisierten Verarbeitung deshalb nicht allein auf das Rechnungsbild verlassen.
Welche Ausnahmen gibt es?
Die Pflicht betrifft nicht jede Rechnung. Zu den wichtigen Ausnahmen gehören Rechnungen an private Endverbraucher, bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise. Für Leistungen eines Kleinunternehmers nach § 19 UStG besteht keine Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen. Der Kleinunternehmer muss eingehende E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können.
Weitere Einzelfälle betreffen unter anderem bestimmte Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, sowie einzelne Grundstücksumsätze an Verbraucher. Ob eine konkrete Leistung steuerfrei oder aus einem anderen Grund ausgenommen ist, sollte anhand der aktuellen BMF-Hinweise und bei Bedarf steuerlich geprüft werden. Eine technische Dateiprüfung beantwortet diese Rechtsfrage nicht.
Empfang praktisch organisieren
- Eingang festlegen: Benennen Sie ein erreichbares Postfach oder eine vereinbarte Schnittstelle und teilen Sie den Weg Ihren Lieferanten mit.
- Dateien lesbar machen: Sorgen Sie dafür, dass UBL-, CII- und ZUGFeRD-Dateien unabhängig vom Buchhaltungssystem geöffnet werden können.
- Inhalt und Protokoll prüfen: Kontrollieren Sie Beträge, Steuer, Lieferanten- und Käuferdaten sowie Referenzen. Beheben oder klären Sie rote Regelverstöße vor der Weiterverarbeitung.
- Original aufbewahren: Archivieren Sie die empfangene strukturierte Datei in einer Form, die die gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit erfüllt.
- Ausstellung vorbereiten: Prüfen Sie die Vorjahresumsätze, die verwendeten Rechnungsfelder und den gewünschten Übermittlungsweg rechtzeitig vor der für Sie geltenden Stufe.
Viewer und Generator richtig einsetzen
Der FakturLab Viewer liest XRechnung als UBL oder CII sowie ZUGFeRD-PDFs direkt im Browser. Er zeigt eine lesbare Rechnung, die XML-Quelle und das Prüfprotokoll. Der Viewer ist kostenlos und ohne Konto nutzbar. Die mitgelieferten Regeln helfen, technische Fehler zu finden; ein grünes Protokoll ist jedoch keine steuerliche Freigabe.
Im Generator lässt sich eine XRechnung als UBL-XML oder ein ZUGFeRD-/Factur-X-PDF vorbereiten. Das Formular kann ohne Konto ausprobiert werden; für Erstellen, Herunterladen oder Speichern ist ein kostenloses Konto erforderlich. FakturLab übermittelt die fertige Datei nicht an den Rechnungsempfänger und ersetzt kein vereinbartes Zustell- oder Buchhaltungssystem.
Häufige Fragen
- Brauche ich zum Empfang ein Peppol-Netzwerk oder Portal?
- Das Umsatzsteuergesetz schreibt keinen einzelnen Übermittlungsweg vor. Ein E-Mail-Postfach kann genügen; Geschäftspartner können sich aber auf Portal, Schnittstelle oder Netzwerk verständigen.
- Muss jede XRechnung eine Leitweg-ID enthalten?
- Nein. Die Käuferreferenz BT-10 muss vereinbart sein; die Leitweg-ID dient vor allem der Adressierung deutscher öffentlicher Auftraggeber.
- Ist eine erfolgreiche Validierung zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug?
- Eine Validierung ist zur Fehlervermeidung sinnvoll. Nach der BMF-FAQ ist sie aber keine eigenständige steuerliche Voraussetzung; maßgeblich bleiben die gesetzlichen Rechnungsangaben und die tatsächliche Leistung.
E-Rechnungspflicht in Europa: bestätigte Termine und Quellen für 32 Länder →
Offizielle Quellen
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